Hvilke selskaper er omfattet av denne erklæringen?

Denne personvernerklæringen gjelder for Miles AS og datterselskapene Miles Bergen AS, Miles Oslo AS, Miles Stavanger AS og Miles Trondheim AS. Den omfatter personopplysninger som innhentes og behandles i relasjon til vår aktivitet knyttet til e-post utsending til potensielle kandidater.

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Miles AS med datterselskaper samler inn og bruker personopplysninger.

Kort om Miles

Miles er et IT-selskap med en visjon om å være en fremragende arbeidsplass basert på verdiene faglig autoritet og varme. Vi leverer IT-konsulenttjenester, prosjekter og rådgivning. Det er øverste leder som er behandlingsansvarlig.

Personopplysninger om kandidater som har blitt kontaktet på epost

Du har blitt kontaktet av Miles på e-post, med det formålet at vi ønsker å bli kjent med deg. Miles ønsker å identifisere om det er interessant for begge parter å starte en ansettelsesprosess.

Dine personlige data

Informasjonen vi samler fra deg
  • Vi kan behandle personlig informasjon om deg som navn, e-postadresse, fødselsdato, kvalifikasjoner, erfaringer og informasjon relatert til din arbeidshistorikk, evner
  • Hvis du kontakter oss kan det hende vi lagrer denne informasjonen
  • En oversikt over progresjonen av en eventuell ansettelsesprosess
Informasjon vi har samlet om deg fra eksterne kilder
  • Navnet ditt og/eller din LinkedIn url. En av våre medarbeidere har funnet din profil på LinkedIn (http://www.linkedin.com) med bakgrunn i den informasjonen du har registrert der.
  • Din e-post adresse. Videre har din LinkedIn Url blitt brukt for å innhente e-post adresse fra tjenesten RocketReach (http://rocketreach.com) som er en tjeneste utenfor EØS. Rocket Reach innhenter personlige epostadresser fra åpne kilder som er offentlig tilgjengelig, og tilfører epostadressen til de Linkedinprofilene vi anmoder om berikelse av.

Bruk av dine data

Behandlingsgrunnlag

Som behandlingsgrunnlag benytter Miles «berettiget interesse» (GDPR Artikkel 6 nr. 1 f)). Vår berettiget interesse er å oppnå kontakt med potensielle kandidater for ansettelse.

Formål med behandlingen

Vi bruker informasjonen om deg på følgende måte:

  • For å finne potensielle kandidater for ansettelse
  • For å kommunisere med deg i forbindelse med vår rekrutteringsprosess
Automatiserte avgjørelser

Miles gjør ingen automatiserte avgjørelser i prosessen.

Utleveres informasjon til tredjepart?

Personopplysninger utleveres til tredjepart for kandidater som har blitt kontaktet på epost. Miles sender over din linkedin-url til RocketReach (utenfor EØS) i den hensikt å motta din epost-adresse fra RocketReach som er en tjeneste som finner e-post adresser fra åpne kilder som er offentlig tilgjengelig.

Foruten dette utleveres ikke opplysninger til en tredjepart.

Hvordan vi lagrer din personlige data

Sikkerhet

Personopplysninger vil behandles av rekrutteringsansvarlig(e) i Selskapet. Opplysningene vil behandles som konfidensielle.

Vi har lagrer dine personopplysninger på en sikker måte og har tiltak for å forhindre at personopplysninger går tapt ved et uhell, brukt eller at noen får tilgang på en uautorisert måte.

Vi har også rutiner på plass for å håndtere mulige sikkerhetsbrudd. Vi vil informere den rette tilsynsmyndigheten ved mistenkt brudd på sikkerheten.

Hvor vi lagrer dine data

Vi lagrer dine data i våre egne systemer på sikre servere (kryptert datalagringsmedium). Informasjonen vi samler om deg blir prosessert og lagret innenfor EØS hos vår hosting leverandør.

Hvor lenge vi lagrer dine data

Behandlingen er tidsbegrenset til en periode hvor aktuell kandidat ikke besvarer siste henvendelse fra Miles. Hvis Miles ikke mottar svar på e-post vil hele prosessen avsluttes ca 1mnd fra første hendvendelse. Kandidater som ikke ønsker å kontaktes vil slettes og en pseudonymisert peker vil lagres for å forhindre videre kontakt. Kandidater som svarer positivt på utsendelse vil det lages en pseudonymisert peker for å forhindre nye henvendelser.

Rettigheter

Som mottager av epost fra oss, har du rett til å kreve innsyn i personopplysningene som vi behandler om deg samt hvordan de behandles. Du kan også kreve retting, sletting og begrensninger i behandlingen av personopplysninger i henhold til personopplysningsloven.

Behandlingen av personopplysninger er basert på berettiget interesse og du kan når som helst reservere deg for videre utsendelse av e-post til deg. Vi vil da lagre en pseudonymisert peker til din e-post for å forhindre videre utsendelse til deg, og dine andre personopplysninger vil bli slettet.

Dersom du mener at Miles AS ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet. Kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no.

Kontaktinformasjon

Kontaktperson for denne personvernerklæringen og databehandleransvarlig for Miles AS er:

Tom Georg Olsen, konserntjener i Miles AS, tgo@miles.no.