Jeg elsker å visualisere! Helst på tavler eller vegger rundt om i lokalet der jeg jobber. Jeg har full forståelse for at valget faller på elektroniske verktøy når man jobber distribuert. Men får jeg velge så blir det en fysisk, analog tavle. Alltid.
Å visualisere arbeidet er en stor del av det å jobbe smidig og det er slik jeg har blitt kjent med metoden som kalles Visual Management. Men hva er Visual Management? Hvorfor virker det? Og virker det alltid?
Hva er Visual Management?
La oss starte med hva det er. Mange av de smidige metodene, kanskje spesielt Kanban, bruker visualisering som teknikk. I Kanban er det faktisk den teknikken du starter med; Visualize the workflow.
Som med mange av teknikkene vi bruker i smidig har Visual Management sin opprinnelse et annet sted. Selvfølgelig har det et fancy, japansk navn; mieruka. Visual Management brukes rundt oss overalt: Trafikklys, skilt og merking. Kjennetegnet ved Visual Management er at du ved et raskt blikk får en forståelse for situasjonen. Rødt lys: stopp. Grønt lys: kjør. Nødutgangskilt: gå denne vei ved en ulykke. Disse er universale og vi skjønner med en gang hva de betyr. Det er ikke behov for intrikate regelsett vi må lese for å forstå hva vi skal gjøre. Vi forstår det instinktivt fordi vi kjenner igjen tegnene. Så ved å visualisere kan man øke effektiviteten. De elementene vi har synlig er lettere å huske og vi har de “top of mind”. Visual Management er altså en teknikk for å raskt få oversikt over og forstå en situasjon.
Hvorfor virker det?
Hjernen vår er en fiffig sak. Når vi ser på visuelle objekter aktiverer vi en annen del av hjernen. Ved å se på en skisse kan vi kjenne igjen objekter som vi så bruker til å skape mening. Det betyr at vi kan bruke bilder for å tydeliggjøre noe vi vil formidle. Konseptet er godt oppsummert i denne TED talken. Foredragsholderen forteller at når de skal legge strategien i selskapet sitt bygger de den sammen på en stor vegg. Det gjør at de får en delt mental modell som de alle enes om. Dette er nyttig for å utarbeide selve strategien, men det gjør også at man bedre husker essensen og sørger for at det holder seg tydelig over tid.
Alle er forskjellige og jeg er av typen som virkelig trigger på visualisering. Lange artikler, lister og tabeller gjør at jeg visner på innsiden. Når jeg er omgitt av farger og lettfattelig informasjon på veggene kjenner jeg energien strømme. Jeg vet at ikke alle er som meg, men som vi kan se av TED talken er jeg ikke alene om dette. Hjernen vår er konfigurert for å reagere på visuelle signaler på en annen måte.
Virker det alltid?
Nei, det gjør dessverre ikke det. Som jeg skrev i innledningen jobber mange av oss distribuert. Vi kan fortsatt visualisere, men det blir gjerne elektronisk i form av wiki, trello, jira eller andre populære verktøy. En tavle skal være en informasjonsradiator. Når du putter strøm på den blir den dessverre mer som et kjøleskap. (Se André sin lyntale fra Smidigkonferansen om dette temaet.) Istedet for at informasjonen kommer deg i møte når du går inn i et rom, må du nå oppsøke den. Du må gå inn i jira eller vite hvor i all verden du skal finne informasjonen i det mylderet som gjerne finnes av sider på Confluence. Så ja – elektroniske verktøy er et alternativ, men det er ikke like bra. (Får du derimot informasjonen opp på en stor skjerm i lokalet der du sitter begynner vi å snakke igjen.)
Men fysiske tavler er dessverre heller ikke svaret på alt. Som med alle verktøy er den ikke verdt mer enn informasjonen den rommer. Med en gang en tavle ikke holdes oppdatert mister den sin verdi. Det krever gjerne at noen (TM) tar et ekstra ansvar for å sørge for at informasjonen hele tiden er fersk. Er man ikke bevisst på dette vil tavlene sakte men sikkert falme og miste sin status som informasjonsradiator.
Ta deg tid
Å la en tavle dø er ganske dumt, for den kan spare deg for masse tid. La oss ta porteføljestyring som et eksempel. Liker du å gå i statusmøter? Ikke det nei. Visualisering to the rescue! Det å samle informasjon om produktporteføljen på ett sted, synlig og forståelig for alle, kan spare deg for en endeløs rekke av statusmøter.
Det å samle informasjon om produktporteføljen din på ett sted, synlig og forståelig for alle, kan spare deg for en endeløs rekke av statusmøter.
Tenk på det! Hvis du bruker litt tid på å holde en tavle oppdatert, kan du spare deg (og mange andre) for time etter time i kjedelige statusmøter! For den statusen du jager i møte etter møte er nå samlet på én tavle. Ett blikk er alt som skal til for å få oversikt. -Og som en bonus er den samme informasjonen tilgjengelig for alle i bedriften. Den er ikke lenger forbeholdt høye herrer og kvinner med flotte titler som har tilgang til det ene stedet på Sharepoint (som ingen finner noengang, selv ikke de som har tilgang) hvor statusrapportene ligger.
Eksempler
Har du hengt med så langt, regner jeg med at du er overbevist nå. Så da er det på tide med noen eksempler fra ulike team jeg har jobbet i og med. Veldig mange tenker at det kun er arbeidsprosessen som skal visualiseres, i form av en Scrum eller Kanban tavle. Den må vi ha, så klart. Men det finnes uendelig mange andre ting vi også kan og burde visualisere! Så for å avrunde denne hyllesten til visualisering tenkte jeg å avslutte med noen eksempler, som forhåpentligvis kan inspirere og gi deg noen ideer til hvordan du kan bruke visualisering som verktøy på din arbeidsplass.
La oss starte med en ganske fersk favoritt. Denne tavlen lagde vi for å få oversikt over teamene vi coacher og hvor de holder til i organisasjonen. Den ble nylig pensjonert, da den ikke var til nytte for oss lenger. Det ble felt et par tårer i begravelsen, så fin syntes vi den var! Forklaring på høyre side viser hva de ulike fargene og symbolene betyr. Tavlen hjalp oss med å enkelt få oversikt over hvor vi hadde forpliktet oss og vårt fotavtrykk i organisasjonen.
Grafer gjør seg vel best elektronisk, det er hvertfall lettere å vedlikeholde. Men det var dette med synligheten da. Her er et eksempel på et Engineering Dashboard som viser forutsigbarheten på features. Vi estimerte i T-skjorte størrelser; S, M, L. Veggen viser et scatterplot per størrelse og gjennomsnittet er markert i rødt. Som du ser hadde vi ganske stor variasjon og var dermed ikke veldig forutsigbare. Dette er greit for resten av organisasjonen å være klar over, samt at det å ha det synlig er en påminner for oss om at dette er noe vi må jobbe med.
Vet du egentlig hvordan det står til med teamene dine? Og har du oversikt over hvordan du best kan hjelpe dem til yte bra? Her er et eksempel på en helsesjekk for team fra Spotify som er visualisert på en vegg i lokalet. Slik kan utenforstående raskt få tilbakemelding på om det er noe de kan hjelpe til med. Er det et rødt lys? Kanskje det er noe du kan bidra med? Eller er det gult lys fra mange team? Det vitner om et systemisk problem som du kanskje kan bidra til å løse opp i.
Visualisering trenger så klart ikke å være analogt og manuelt. Har man skjermer til disposisjon fungerer det utmerket. Her er et eksempel fra en byggeskjerm som virkelig formidler! Klart språk gjør at alle med ett blikk forstår tilstanden, også de som ikke er utviklere eller en del av prosjektet.
Jeg håper disse eksemplene ga deg noen ideer til hvordan du kan bruke visualisering som teknikk for å lette din arbeidsdag. Finn deg en vegg eller tavle og noe som dere i dag sliter med å få oversikt over — og visualiser!
Opprinnelig publisert på Miles fagblogg juni 2019
Visualisering was originally published in Miles tones on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.