I denne artikkelen gir vi deg en enkel teknikk for å avdekke hvor stor eller liten tro dine prosjektdeltakere har på planer i forhold til tid, kostnad, omfang og kvalitet.
Tro kan flytte fjell, men manglende tro kan også få konsekvenser. Hvor godt utfører du egentlig oppgaver som du selv ikke har tro på? Jeg gir deg her en enkel teknikk for å avdekke hvor stor eller liten tro dine prosjektdeltakere har på planer i forhold til tid, kostnad, omfang og kvalitet.
FAKTISK PROSJEKTHVERDAG
I min tidlige karriere bistod jeg et prosjekt med testing. Prosjektet var ett år forsinket. Jeg satt sammen med utviklerne og testerne. Jeg spurte dem; «Hvorfor er dere så forsinket?»
«Prosjektlederen halverer estimatene våre. De er for høye, mener han. Da får vi ikke til å levere på det estimatet vi i utgangspunktet gav ham heller.»
Troen deres var svekket og det demotiverte dem i arbeidet med å utføre oppgavene tidsnok.
Hvordan kan du avdekke hvilken tro dine deltakere egentlig har i forhold til gjeldende planer, beslutninger og erfaringer?
Spør du om dette? Får du svar? Og hvor og når skal du fange opp dette?
HVORDAN LØSER JEG DET?
Da jeg startet som fersk konsulent i Cap Gemini i 1998, fikk jeg en mentor ved navn Erling Hansson. Han delte en nyttig teknikk for å avdekke nettopp dette. Denne teknikken har jeg tatt med meg siden og jeg bruker den jevnlig.
På slutten av et prosjektmøte, eller etter en standup, skisserer du en ren X og Y-graf på en whiteboard og gir alle en penn som de skal markere sin tro med.
På den ene aksen markerer de hvor stor tro de har på at prosjektet blir levert i tide.
På den andre aksen markerer de hvor stor tro de har på at prosjektet leverer det som kunden ønsker.
Alle signerer sin markering med navnet sitt.
Dette kan se slik ut:
HVORDAN BRUKER MAN RESULTATET AV ØVELSEN?
Det som da er interessant er å sammen gå igjennom de registreringene som ligger under eller over gjennomsnittet.
Hvorfor er troen så dårlig? Hva har vi glemt? Hva er dine bekymringer? Hva er det mine agendaer/spørsmål/dokumenter ikke har fanget opp?
Det som da er interessant er å sammen gå igjennom de registreringene som ligger under eller over gjennomsnittet.Hvorfor er troen så dårlig? Hva har vi glemt? Hva er dine bekymringer? Hva er det mine agendaer/spørsmål/dokumenter ikke har fanget opp?
Tro under gjennomsnittet
Eksempel på et utsagn fra en person som har en registrering under gjennomsnittet:«Av erfaring så blir testserverene alltid forsinket hos denne kunden, men siden vi er i oppstarten av prosjektet, så det har ikke vært naturlig å ta det opp ennå.»
Tiltak: Jeg som prosjektleder bestiller dette NÅ (med den informasjonen jeg har i dag). Jeg har i tillegg jevnlig oppfølgning for å eliminere prosjektdeltakerens bekymring, skape fokus på dagens utfordringer, løse et mulig problem i fremtiden og øke hans tro.
Og hva hvis deltageren er veldig optimistisk?
Eksempel på utsagn fra en person som har en registrering over gjennomsnittet:«Jeg tror at dette blir en lett leveranse med få utfordringer»
Diskusjon: Hva er dine tanker/løsninger på utfordring X?Her blir oppgaven å bevisstgjøre deltakeren og å sikre at alle fokuserer på de rette utfordringene vi har. Det kan også bidra til å fange opp smarte løsninger som ikke er delt før.
OPPSUMMERING
Denne teknikken kan hjelpe prosjektet ditt ved å avdekke bekymringer og saker som ikke fanges opp av andre seremonier og rutiner.
Teknikken vil også styrke teamet ditt med en felles tro på at de leverer det som kunden ønsker og at man leverer i tide.
Hvor stor tro har dine prosjektdeltakere?